A existência de mais de um milhão de processos em suporte de papel nos arquivos da instituição versus o número reduzido de servidores para realizar o trabalho de gestão documental. Para solucionar esta equação, a Justiça Federal do RS (JFRS) contratou uma empresa especializada que irá auxiliar o trabalho de seleção e preparação da eliminação de processos judiciais que já cumpriram a temporalidade necessária para sua guarda.
Ainda que hoje os processos judiciais e administrativos tramitem exclusivamente de forma eletrônica na JFRS, ainda há um expressivo acervo de processos físicos, incluindo aqueles que já podem ser eliminados, mas continuam ocupando espaços nos arquivos e gerando custos para sua conservação. Isto ocorre porque o trabalho de eliminação é criterioso, inclui a verificação, análise de informações e requisitos de cada processo, confirmação e/ou retificação de dados no sistema informatizado, e a marcação e/ou retirada de peças a serem preservadas. De acordo com a Constituição Federal, os acervos documentais do Poder Judiciário de guarda permanente constituem patrimônio cultural e histórico, que devem ser preservados.
Com limitações em recursos humanos na área da gestão documental, a Justiça Federal gaúcha contratou uma empresa que somará esforços com os servidores do Núcleo de Documentação e Memória (Ndoc) da instituição na seleção e preparação da eliminação de processos. A equipe especializada contratada começou sua atividade no dia 1/8, quando passou por um treinamento em que foram apresentados os procedimentos a serem realizados e os cuidados envolvidos.
Segundo a diretora do Ndoc, a arquivista Tassiara Kich, inicialmente a equipe dedicará seu trabalho aos cerca de 200 mil processos físicos digitalizados para a tramitação eletrônica na JFRS. A expectativa é que a contratação permitirá a eliminação de quantidade expressiva de autos, com a manutenção das informações necessárias, o que resultará na liberação de espaço físico e melhor gestão e cuidado com os documentos que precisam ser mantidos.
(JFRS | SECOS)
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